V današnjem članku bomo predstavili vpliv, ki ga ima digitalizacija na različne panoge v različnih podjetjih. Spodaj bodo prikazane razlage za 2 različna podjetja – Odos (kateri je pod okriljem podjetja Pia d.o.o.) in Elpec E-Bikes.
Kaj je digitalizacija podjetja?
Za začetek prvotno preverimo kaj sploh pomeni beseda digitalizacija? Obstaja veliko različnih definicij o digitalizaciji in od različnih strokovnjakov v digitalnem področju. Mi se bomo osredotočili na najbolj preprosto definicijo.
Digitalizacija je prenos podatkov iz fizične oblike v digitalno. Torej vse dokumente, kateri so bili prvotno v papirni oziroma v fizični obliki, preoblikujemo v digitalno obliko. Tako so te dokumenti lažje dostopni za osebe, ki te določene dokumente potrebujejo.
Digitalizacija omogoča tudi lažje in hitrejše poslovanje podjetja. Zakaj? Zato, ker omogoča elektronsko podpisovanje dokumentov. Točno zaradi tega, ni več potrebno dolgo časa čakati na podpisane pogodbe in ni potrebno skrbeti, da se kje po poti izgubijo – v primeru pošiljanja s pošto.
Digitalizacija podjetja ni samo prenos papirjev v digitalno obliko, ampak tudi storitvene dejavnosti se preselijo digitalno. Torej dostopnost podjetja za vprašanja, rešitve problemov strank in imajo stranke od njih takojšnje zadovoljstvo. To so vse želje, katere imajo kupci vedno več in zaradi tega razloga tudi posegajo po podjetjih katera imajo vrhunsko uporabniško izkušnjo.
Digitalizacija podjetja je pomembna, saj odpira nove možnosti in pristope v poslovanju. Poslovanje se vedno hitreje spreminja in digitalizacija postaja vedno bolj pomembna, saj pripomore da podjetje ne zaostaja s konkurenco, poveča si lahko trg poslovanja in posledično si tako poveča lahko segment svojih strank.
Torej, če povzamem svoje besede. Digitalizacija podjetja je shranjevanje vseh dokumentov – bodisi v fizični obliki ali digitalni obliki v digitalni oblak ali sistem namenjen le temu. In pripomore k lažjemu in hitrejšemu poslovanju podjetja. Pripomore k rasti podjetja in prepreči njegovo stagniranje ali upad.
Potni nalogi in njihova digitalizacija
Potni nalogi – večina izmed nas je že slišala za njihov izraz. Ampak vseeno dajmo malo ponoviti kaj nasploh je potni nalog.
Potni nalog je po definiciji računovodska listina, katera omogoča dokazovanje in spremljanje službenih potovanj zaposlenih določenega podjetja, preko katerega se izkazuje tudi upravičenost do povračila stroškov, ki so nastali tekom službenega potovanja.
Je del naše evidence delovnega časa zaposlene osebe.
Izpolnjevanje potnih nalogov je lahko utrujajoče delo in zelo zamudno, saj je potrebna ekstremna pozornost pri izpolnjevanju dokumenta.
Kaj mora vsebovati potni nalog? Vsebovati mora:
- številko potnega naloga
- datum izdaje potnega naloga
- datum službene poti
- kraj potovanja
- namen potovanja
- opredeljeno prevozno sredstvo (avtobus, vlak, avto – osebni ali službeni, letalo, ladja)
- kdo je plačnik stroškov
- višina dnevnice
- podpis osebe, ki je izdala odredbo.
Potni nalogi se izpolnjujejo sproti in ne naknadno, saj lahko tako pride do kazni.
Kakor smo omenili zgoraj, res moramo biti pozorni pri izpolnjevanju potnih nalogov.
In kako torej vpliva digitalizacija na izpolnjevanje potnih nalogov?
Pri tem vprašanju bomo v ospredje postavili sistem ODOS. ODOS program vsebuje tudi poseben modul Potni nalogi. Modul ODOS.Potni.nalogi svojim uporabnikom omogoča preprosto pripravo in izpolnjevanje potnih nalogov, preprostejši pregled nad stroški službenih potni vsem odgovornim osebam ter omogoča lažje odločanje pri odobritvi potnih nalogov.
Torej digitalizacija potnih nalogom predvsem pripomore k lažjemu nadzorovanju, pripravi in izpolnjevanju vseh potnih nalogov zaposlenih v podjetju. Tako se tudi dokumenti težje izgubijo in v arhivu imajo vedno vse podatke že shranjene. Na tak način se tudi izognemo ponarejanju in naknadnemu izpolnjevanju potnih nalogov in kakor smo že omenili zgoraj se posledično izognemo nepotrebnim plačilom kazni kršitve izpolnjevanja potnih nalogov.
Kaj so notranja pravila in pomen njihove digitalizacije?
Predno stopimo v pomen digitalizacije notranjih pravil, bomo naprej na kratko predstavili, kaj sploh pomeni notranja pravila?
Notranja pravila so:
- interni pravni akt, kjer se popisuje obdelava, hramba in zajem vsega gradiva v elektronski obliki s storitvami, k jih spremljajo
- opis glavnih področij posameznih področij procesov pri katerih je pomembno imeti, s strani Arhiva RS, certifikacijo storitev in opreme (tukaj spadajo uničenje, hramba, zajem, pretvorba in roki hrambe gradiva)
- notranja pravila zahtevajo transparentne procese in podpisane procese dela, ohranjajo avtentičnost, razpoložljivost in celovitost gradiva v vseh oblikah – arhiviranega in dokumentarnega gradiva
- določajo proces izobraževanj – področje arhiviranja in digitalizacije
- določanje odgovorne osebe za izvajanje posameznih procesov
Zakaj sploh potrebujemo notranja pravila?
Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) pravi, da mora organizacija, katera bo hranila ali zajemala gradiva v digitalni obliki, sprejeti notranja pravila v skladi z zakonom.
Ker je nadzor nad pripravo notranjih pravil in sledenje le tem težek zalogaj so pri podjetju Pia d.o.o. razvili sistem ODOS, ki vsebuje modul VNP-ODOS (Vzorčna Notranja Pravila), kateri olajša digitalizacijo notranjih pravil podjetja.
Prednosti modula VNP-ODOS:
- natančna navodila, ki vodijo skozi področja, ki jih je potrebno prilagoditi poslovanju podjetja
- v celoti pripravljena vsebina notranjih pravil, ki ustreza občinam, katere uporabljajo sistem ODOS. Vsi postopki so dokumentarni – hramba in zajem gradiv in popis postopkov je že prilagojen življenjskemu ciklu upravljanja in posledično se ni potrebno več ukvarjati z njihovim popisom ročno
- vsebujejo vse zahteve zakonodaje in jih sproti tudi osvežujejo glede na zakonodajne spremembe – to delajo brezplačno
- vsebina je tudi prilagojena primeru, če občina nima lastnega sistema za e-hrambo
- program tudi vključuje 3 ure svetovanja pri personalizaciji
Pomoč digitalizacije za arhiviranje dokumentov
Zgoraj smo že kar veliko informacij podali kajne. Vendar to še ni konec. Sedaj se opravimo na temo: Arhiviranje dokumentov kamor, v primeru sistema ODOS, spada obvladovanje vhodne in izhodne pošte ter shranjevanje oziroma arhiviranje pomembne dokumentacije za poslovanje podjetij.
V primeru arhiviranja dokumentov v pomoč vstopi digitalizacija le teh. Zakaj? Zato, ker omogoča lažji pregled nad vsemi dokumenti – pomembni ali nepomembni ter omogoča, da se te dokumenti ne izgubijo ali uničijo, saj je vse shranjeno v digitalnem oblaku nam na voljo kadarkoli potrebujemo.
V primeru ODOS-a modul VIP (vhodna in izhodna pošta) omogoča:
- evidentiranje papirne pošte, zajem elektronske pošte in zajem vseh dokumentov iz portalov
- črpanje podatkov iz AJPES-a o poslovnih partnerjih
- hitro iskanje po različnih kriterijih
- omogoča samodejno obveščanje uporabnikov o novih zadevah in dokumentih
- elektronski podpis dokumentov preko varne povezave
- beleženje, klasificiranje in distribucija vse pošte ter elektronsko vodenje knjig pošt
- uporabo predlog, ki so že vnaprej pripravljene in omogoča urejanje vsebino dokumentov, ki so že znotraj sistema
Torej, če povemo preprosto modul VIP omogoča enostavno klasificiranje pošte (vhodne in izhodne), njen zajem in distribucijo ter njeno pripravo in odopremo. Omogoča tudi elektronsko podpisovanje dokumentov (izhodnih).
Ker to vse vključuje nekako shranjevanje dokumentov lahko na kratko rečemo, da je to arhiviranje.
Digitalizacija je velik in pomemben del arhiviranja, saj omogoča, da so vsi potrebni dokumenti shranjeni na enem mestu in na dosegu rok. Tako se prepreči velika izguba in potrata časa za iskanje vseh dokumentov. Omogoča pa tudi preprostejšo organizacijo teh dokumentov in njihovo klasifikacijo.
Kako digitalizacija pripomore za lažji najem koles in servis koles?
Tako. V zgornjih poglavjih smo večino govorili o podjetju Pia d.o.o. in njihovemu sistemu ODOS. Sedaj pa se bomo posvetili digitalizacije pri naslednje podjetju, ki je Elpec E-Bikes.
Tudi pri njih se je pričela digitalizacija sistemov. Na kratko si poglejmo, kako digitalizacija vpliva na njihove storitve.
Najem koles
Vedno več ljudi si je pričelo najemati kolesa. Ne samo klasična kolesa, ampak tudi električna kolesa. Zakaj? Ker se je njihova uporabnost in prepoznavnost pričela dvigati se je posledično tudi pričelo dvigovati zanimanje za električno kolo.
Vendar kolo ne pride vsakemu vedno prav, da bi si ga nakupil. Morda si samo želite kolo izposoditi za kakšen izlet med vikendom ali pa za kakšen dopust.
Tukaj prav pride Elpec. V svoji ponudbi imajo nabor električnih koles, ki si jih lahko izposodite za določen čas in za nižjo ceno.
Ker pa si veliko oseb trenutno želi najeti kolo lahko tukaj pride do zmede. Kakšna zmeda lahko nastane:
- velika količina papirjev, ki niso klasificirani po določenih standardih
- izguba papirjev
- zmešnjava pri imenih, modelih koles in katera oseba je določeno kolo najela za določen čas
Tukaj stopi na pomoč digitalizacija. Kako pa to pripomore? Z digitalizacijo vseh teh papirjem je na koncu dneva lažji pregled nad strankami, katere so najele kolo, kakšno kolo so najele in za koliko časa so najeli določeno kolo. Prepreči se tudi izguba dokumentov, saj so shranjeni v digitalnem oblaku. Posledično omogoča pregled nad obstoječimi strankami, ki se vračajo nazaj po najem kolesa in so njihovi podatki že shranjeni, kar podjetju skrajša čas izpolnitve obrazcev za najem koles.
Servis koles
Posledično pa digitalizacija tudi pri Elpec E-Bikes vpliva na register servisa koles.
Pri Elpec E-Bikes omogočajo ne samo servis električnih koles, ampak tudi vašega klasičnega kolesa. Servis je priporočljivo izvajati predno se odpravite na kakšno daljše potovanje s svojim kolesom ali pa, če že nekaj časa niste svojega kolesa uporabljali, je potrebno preveriti, da je kolo v dobrem stanju in je varno za uporabo.
Digitalizacija tukaj pripomore pri sistemu. Zelo podobno pripomore kakor pri najemu kolesa. Ker je papirologije veliko in veliko različnih strank, ki se menjavajo se lahko hitro zgodi, da pride do zmešnjave teh papirjev. Težje je voditi evidenco koles, njihovega popravila (torej, kaj je narobe, katere dele je potrebno zamenjati, ali je samo rutinski pregled ali kaj drugega), kontakt osebe, ki je naročila servis svojega kolesa s fizično dokumentacijo.
Digitalizacija teh papirjev omogoča lažji pregled nad zgoraj omenjenimi težavami in tako posledično pripomore k boljšemu poteku poslovanja podjetja.
S tem se prikrajša čas iskanja papirjev oziroma dokumentov, saj je vse na dosegu rok s samo parimi kliki. Tako se izboljša efektivnost dela vseh zaposlenih in tekoče posluje vse brez velikih zapletov in dolgih ur dela.
Tako in smo prišli do konca našega današnjega članka. Kar lahko povzamemo iz njega je, da je digitalizacija pomemben del integracije v vsa podjetja, saj omogoča lažje in hitrejše poslovanje, boljši pregled nad delov in vso dokumentacijo, ki je pomembna. Pomaga, da podjetje narašča in posledično tudi privablja več strank, saj ima tako boljšo uporabniško izkušnjo.
Digitalizacije bi se potrebovala lotiti vsa podjetja, ki imajo željo po rasti in večji efektivnosti pri svojem poslovanju. Predstavili smo dva podjetja in program, kjer se to že izvaja in je tudi zelo uspešno.
Brez digitalizacije ne bo več šlo. Je naša prihodnost.